يتم إنشاء شجرة الحسابات على مرحلتين:
الأولى: تحديد بنود مستويات الدليل المحاسبي الخاصة بالمؤسسة.
الثانية: تكوين هذه البنود.
المرحلة الأولى: تحديد بنود مستويات الدليل المحاسبي:
يقوم أي دليل محاسبي على خمس حسابات رئيسية يتفرع عنها بنود، ويتم تصنيف هذه البنود جميعًا على مستويات يتم تحديدها وفقًا لطبيعة المؤسسة.
مستويات الدليل المحاسبي:
المستوى الأول: ويضم الحسابات الرئيسية للدليل المحاسبي: الأصول، الالتزامات، حقوق الملكية، الإيرادات، المصروفات، وهي الأساس الذي يتفرع عنه بقية البنود على مستويات عدة.
المستوى الثاني وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الأول، فالأصول تنقسم إلى أصول متداولة وأصول غير متداولة. والالتزامات تنقسم إلى التزامات متداولة والتزامات غير متداولة. وحقوق الملكية تنقسم إلى رأس المال والاحتياطيات والأرباح المحتجزة والمصروفات تنقسم إلى مصروفات إدارية مصروفات بيعيه ومصروفات تشغيلية. والإيرادات تنقسم إلى إيرادات مبيعات وإيرادات متنوعة.
المستوى الثالث: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الثاني، في الأصول المتداولة تنقسم إلى نقدية بأنواعها والعملاء والمخزون والأرصدة المدينة الأخرى والاعتمادات. الأصول غير المتداولة تنقسم إلى أصول طويلة الأجل (ثابتة) وأصول غير ملموسة واستثمارات. والالتزامات المتداولة تنقسم إلى موردين وقروض قصيرة الأجل ومخصصات وأرصدة دائنة أخرى. والالتزامات غير المتداولة تنقسم إلى قروض طويلة الأجل ومخصصات طويلة الأجل والتزامات ضريبية مؤجلة.
المستوى الرابع: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الثالث. فالأصول طويلة الأجل (الثابتة) تنقسم إلى مبانٍ وآلات وسيارات. وغير الملموسة تنقسم إلى براءة الاختراع والشهرة. والاستثمارات تنقسم إلى استثمارات في شركات شقيقة واستثمارات في شركات تابعة واستثمارات متاحة للبيع. والعملاء ينقسمون إلى عملاء تجزئة وعملاء جملة أو عملاء محليين وعملاء دوليين
المستوى الخامس: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الرابع، ويعتبر هذا المستوى تحليليًا لبعض بنود المستوى، وكلما كانت المستويات أكثر تحليلًا دل ذلك على دقة وتركيز شجرة الحسابات.
وعلى هذا المنوال يمكننا أن نضيف عددًا لا نهائيًا من الأصول والفروع وفروع الفروع … إلخ
المرحلة الثانية: تكوين البنود:
تكويد البنود بكل بساطة يعني إعطاء كل بند رئيسي وفرعي رقمًا خاصًا به ولكن بطريقة منظمة، كيف ذلك؟
سنعتمد في طريقة التكوين على الترتيب، فنبدأ أولًا ببنود المستوى الأول وهي خمسة، فيحصل كل بند على رقم بدءًا من (1) حتى (5)، وذلك كما يأتي: بند الأصول يحمل الكود (1)، بند الخصوم يحمل الكود (2)، بند حقوق الملكية يحمل الكود (3)، بند الإيرادات يحمل الكود (4)، بند المصروفات يحمل الكود (5).
بعد ذلك ننتقل إلى بنود المستوى الثاني، فنبدأ أولًا بالبنود المتفرعة عن بند الأصول وهي بندان، فيحصل الأول على (1) والثاني (2) مع إضافة كود البند الرئيسي لهما (الأصول)، وذلك كالآتي: بند الأصول المتداولة، يحمل الكود (11)، بند الأصول غير المتداولة يحمل الكود (12).
كيف يتم إعداد الأكواد في شجرة الحسابات؟
بالمثال يتضح المقال، فعند استخدام (الكود رقم 1) في بداية الشجرة المحاسبية للتعبير عن الأصول فسوف تكون طريقة تكوين الشجرة كما يلي:
ـــ عنصر الأصول (الكود رقم 1) في حالة إدراج الأصول الثابتة (الكود رقم 11) في هذا المثال يتضح لنا استخدام (الكود رقم 11) وذلك لاتصاله بالأصول الثابتة حيث يندرج تحت (الكود رقم 1) وهو البند الأول. وفي حالة إدراج جهاز كمبيوتر تحت فرع الأصول الثابتة الذي يندرج تحت بند الأصول فسوف يستخدم (الكود رقم 111). وفي حالة إضافة بند خاص بالأجهزة التقنية مثل التصوير والطباعة يصبح (الكود رقم 112) لأن جهاز الكمبيوتر هو البند الأول بند الأجهزة يندرج من الأصول ثابتة كما يندرج الأصول الثابتة من الأصول.
ـــ عملية الترقيم ينبغي أن تتم بشكل دقيق، وفي أغلب الشركات يتم الترقيم بالشكل التالي: الأصول رقم 1، الخصوم رقم 2، المصروفات رقم 3، الإيرادات رقم 4. وهذه الطريقة تساعد على تمكين مسئول المحاسبة من إضافة الحسابات بشكل صحيح، وكذلك إجراء عملية التصنيف وفق النوع إذا كان يتبع الأصول أو الخصم أو المصروف أو الإيرادات.